Poli’s communiceren voortaan digitaal: duidelijker, duurzamer en goedkoper

Sinds dit voorjaar werken al onze poliklinieken ‘papierloos’ in hun communicatie met de patiënten. Hiermee is een intensief verandertraject van 3 jaar afgesloten met een duidelijker, duurzamer en kostenefficiënter resultaat.

Voor elke (verzette) afspraak werd er een brief verstuurd, die patiënten konden vergeten of kwijtraken. Dat kostte veel papier en geld. Dat moet beter kunnen dachten Manager Poliklinieken Liesbeth ten Velde en Hoofd Kwaliteit en Patiëntveiligheid Inge van Wagtendonk. Met de VIPP-subsidie van de overheid kon een nieuw traject worden ingezet. VIPP staat voor Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional. ‘Eerst zetten we het patiëntenportaal Mijn Ikazia stapje voor stapje open,’ vertelt Liesbeth ten Velde. ‘Daarna gingen de poliklinieken een voor een over op e-mail in plaats van brieven.’

Alles papierloos
‘Patiënten worden nu direct bij binnenkomst uitgenodigd voor de BeterDichtbij-app,’ vertelt Liesbeth. ‘Binnen de app kun je veilig alles communiceren. Patiënten kunnen ook vragen stellen en veel antwoorden zijn gestandaardiseerd in eenvoudige taal. Alle poliklinieken werken nu op deze papierloze manier. Maar natuurlijk blijft in gevallen waarin dit nodig is, communicatie op papier ook mogelijk.’

Cijfers onderstrepen succes
De nieuwe werkwijze blijkt een succes. Vanuit alle poliklinieken worden patiënten op eenzelfde manier benaderd. En ze gaan hier goed in mee: 60 tot 70 procent gebruikt de app. Het gebruik van het patiëntenportaal is gestegen van tussen de 50-60 procent naar bijna 70 procent. Ook de kosten zijn teruggedrongen. ‘Niet alleen in papier,’ zegt Hoofd Kwaliteit en Patiëntveiligheid Inge van Wagtendonk. ‘Die besparing zien we ook in de hardware. Er zijn minder printers of kopieerapparaten nodig.’

Stapje voor stapje verder
‘Iedereen is enthousiast,’ besluit Liesbeth. ‘Dus nu gaan we kijken of we ook andere manieren van werken in de poli kunnen aanpakken. En wat we in de kliniek papierloos kunnen maken. Maar overal zitten hele processen achter. Dat moet allemaal goed geborgd zijn. Dus we doen het stapje voor stapje en heel zorgvuldig.’.